1. 目標

核心目標：5-10s能找到自己需要文件。

輔助目標：重要文件唾手可得、重要文件需備份、重要文件保留版本。

2. 操作

• 建立合適的文件結構
• 建立自己的命名規范
• 使用搜索查詢文件
• 定期整理文件

3. 文件夾建立規范

易于區分：每個文件夾功能不交叉，且名字易于區分。

4. 文件建立規范

精準：每個文件的命名要準確表達，文件的名稱要詳細、規范、避免重復與歧義。

一致：文檔內容的統一出口最初在產品這，至少在自己在存文檔時要做到同一個項目的文件名稱統一，不然按照關鍵字模糊搜索時也是很苦逼。

三、文件分類

在日常的工作中，個人會保存的文件主要分為如下幾類。

項目文件：一個項目從0-1的一攬子文件

個人文件：個人述職、個人績效、個人模板文件等文件

產品文件：公司產品的接口文檔、數據庫設計文檔

日常文件：雜七雜八但和項目不掛鉤或者關系不大的文件

1. 項目文件

說起項目文件，就需要說起一個項目的流程，簡單來說項目可以分為前期準備、中期設計、后期總結，針對個別崗位可能還會涉及項目管理、項目發布等等。而項目文件夾的建立可以根據各個時期不同工作建立不同的文件夾，既便于區分，又易于查找。

而小正根據這個流程，依托編號+名稱的格式，參考圖書管理辦法歸納了自己一套辦法。

第一級項目文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”。

第二級為項目名稱，用于區分每個項目與時間，其命名格式為“編號+項目名稱”。

第三級為項目流程文件，用于區分各個階段的命名，其命名格式為“編號+階段名稱”。

在第三級別根據圖書管理辦法定義的命名規范如下：前期準備編號以00開頭、中期設計以01和02開頭、項目管理以03開頭，最終文檔以09開頭，04-08開頭的文檔為預留文檔。

而在第三級別，小正又根據自己的日常需要進行了細分，大家可以進行參考：

001_官方文檔：存放官方政策或者文檔

002_參考文檔：存放競品文檔等

003_歷史設計：存放歷史版本的內容或者別人設計的內容。

011_原型圖：存放自己設計的原型圖

012_需求文檔：存放自己書寫的需求文檔

013_腦圖：存放自己繪制的思維腦圖

014_流程圖：存放自己繪制的流程圖

031_項目管理：存放項目管理相關內容，如工時

041_其他：預留內容，根據個人需要規劃

091_臨時文檔：暫時未歸檔內容，只做臨時存放用

092_發布文檔：發布/發送給其他人文檔（留檔用）

093_歸檔：項目結束，整理歸檔后文檔

注：在第二級別命名時小正了解到有人喜歡在項目命名時添加日期，小正個人不建議在這里添加。

首先創建文件時不知道你這個項目的結束日期，其次是添加起始結束日期后命名過長不易查看，其次是具體的項目是一個長期內容，具體的開始/結束時間可以在項目總結時專門書寫。

2. 個人文件

個人文件的分類就需要參考個人使用的內容，但整體也可以由三級構成。

第一級為個人文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”。

第二級為個人文件名稱，用于區分個人文件的類型，其命名格式為“編號+項目名稱”。

第三季為文件細分，用于按日期區分每個時期的文件，其命名格式為“日期+簡述”。

3. 產品文件

產品文件用于存放和公司產品相關的文件，比如接口文檔、數據庫文檔、字典、原型圖等。

第一級為產品文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”

第二級為產品相關文件，用于存放產品不同類型的文件，其命名格式為“編號+分類名稱”。

第三級為不同版本文件，用于存放該類型不同版本的文件，其命名格式為“版本+簡述”。

4. 日常文件

日常文件用于存放雜七雜八但和項目不掛鉤或關系不大的。

第一級為日常文件，用于和項目文件、個人文件、產品文件區分，其命名格式為“項目文件”

第二級為日常分類，用于存放不同日期做的不同的工作，其命名格式為“日期+工作簡述”。

5. 總結

綜上所述，整體文件的分級內容如下所示。